Atualmente, a tecnologia ajuda as empresas a fazerem gestões mais eficientes, e com a gestão fiscal e tributária não é diferente. Hoje, é possível fazer a gestão de documentos fiscais eletrônicos de 100% forma digital por meio do armazenamento em nuvem. 

Esse tipo de armazenamento ajuda a reduzir os riscos que arquivos físicos geralmente trazem para o monitoramento de notas fiscais por exemplo. Mas como funciona essa tecnologia e como as empresas podem utilizá-la de forma adequada na sua gestão fiscal. 

No artigo a seguir buscamos responder essas e outras perguntas, então leia até o final para ficas por dentro do assunto. 

O que é armazenamento em nuvem? 

Em resumo, o armazenamento em nuvem é uma forma de armazenagem de arquivos feita de forma remota, sem a necessidade de armazenagem local. Para isso, o armazenamento é feito por meio de diferentes servidores espalhados pelo mundo, formando assim a chamada nuvem. 

Esse tipo de armazenamento permite que arquivos digitais possam ser acessados de forma online, em qualquer lugar do mundo. Com isso, basta ter um computador ou dispositivo com acesso à internet para acessar, visualizar ou baixar os arquivos. 

O armazenamento em nuvem chega para eliminar a necessidade de armazenar arquivos em dispositivos locais, como computadores, HDs, pen drives, entre outros. Isso limitava a segurança desses arquivos, já que eles corriam riscos de perda ou exclusão em caso de problemas com esses dispositivos locais. 

Do ponto de vista da gestão fiscal e tributária, o armazenamento em nuvem ajuda a monitorar os documentos fiscais eletrônicos de forma mais segura. Além disso, esse formato de armazenagem ajuda a cumprir prazo de armazenamento recomendado pelo fisco, que geralmente é de, no mínimo, 5 anos. 

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Mas quais os benefícios desse modelo e como ele pode ajudar a criar uma gestão fiscal e tributária mais ágil nas empresas? A seguir você confere alguns dos benefícios do armazenamento em nuvem na gestão fiscal. 

Armazenamento em nuvem e gestão fiscal 

Conforme vimos anteriormente, o armazenamento em nuvem se tornou uma ferramenta essencial no gerenciamento de arquivos digitais. No entanto, antes de adotar esse modelo na sua empresa, é preciso se atentar a algumas questões. 

Primeiramente, é necessário verificar se sua empresa possui uma forma de emissão de documentos fiscais eletrônicos eficientes e com possibilidade de integração com outras ferramentas. Sabendo disso, a infraestrutura disponível na organização deve ser suficiente para atender às demandas do modelo digital. 

Segundo um levantamento feito pela Mordor Intelligence, o mercado global de armazenamento em nuvem deve crescer 24,74% até 2026. Isso indica uma atenção maior das empresas e um crescimento dos investimentos nesse mercado, sobretudo nos setores bancário e fiscal. 

Um outro ponto de atenção é a integração entre a gestão da empresa e os setores de contabilidade e gestão fiscal da empresa. É preciso que haja transparência e uma gestão alinhada com o que o fisco exige para a empresa dependendo do setor de atuação e serviço prestado. 

Como resultado, é possível colher uma série de benefícios para a empresa do ponto de vista fiscal e tributário. 

Benefícios do armazenamento em nuvem 

Agora que vimos a relação entre o armazenamento em nuvem e a gestão fiscal e tributária nas empresas, vejamos alguns dos benefícios desse modelo. 

Agilidade e rapidez 

O armazenamento em nuvem permite o acesso aos documentos fiscais eletrônicos de forma rápida e descomplicada, em qualquer lugar e a qualquer momento. Em muitos casos, uma solicitação do fisco ou até mesmo um processo de auditoria exige um acesso mais facilitado a esses documentos. 

Ao armazenar notas fiscais em nuvem, por exemplo, é possível fazer uma busca por esses documentos de forma mais rápida e ágil. Como resultado, sua gestão fiscal se tornará mais agilizada e responderá a imprevistos e mudanças com maior rapidez. 

Segurança 

Outro benefício comum ao armazenamento em nuvem é a segurança que esse modelo traz para a gestão de documentos fiscais eletrônicos. Com o armazenamento feito diretamente na nuvem, esses documentos não correm o risco de serem perdidos ou extraviados durante o armazenamento. 

Como vimos, a quebra da necessidade do armazenamento local deixa sua gestão menos dependente das máquinas e, consequentemente, sujeita aos riscos do armazenamento físico. Por isso, a nuvem é atualmente considerada o modelo mais seguro da atualidade. 

Economia 

O gasto com dispositivos, servidores locais e arquivos físicos para fazer o armazenamento de documentos fiscais consiste em um gasto oneroso para as empresas. No caso do armazenamento em nuvem esse gasto pode ser amplamente reduzido, gerando economia na sua empresa. 

Além disso, os custos do armazenamento em nuvem são acessíveis para as empresas e uma pequena parcela dos recursos que seriam utilizados no armazenamento físico podem ser empregados na manutenção do serviço de nuvem. 

Assertividade 

Por fim, mas não menos importante, o armazenamento em nuvem também traz mais assertividade para a gestão fiscal e tributária da sua empresa. Sabemos que quando o assunto é gestão fiscal, o acompanhamento de datas e prazos é extremamente importante. 

Quanto integrado a outras ferramentas e plataformas, esse modelo ajuda manter o controle dos prazos de forma assertiva. Dessa forma, o controle fiscal e a saúde financeira da sua empresa são amplamente beneficiadas. 

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